Le aziende che crescono davvero non sono quelle che lavorano di più
Teoria e pratica
Sono quelle che lavorano meglio, perché il miglioramento continuo non nasce dall’improvvisazione ma da procedure aziendali chiare, condivise e controllabili.
Per molte PMI, però, le procedure sono percepite come un ostacolo: “Ci rallentano.” “Abbiamo sempre fatto così.” “Da noi funziona tutto anche senza formalismi.”
Il problema è che spesso “funziona” ma fino a quando non arriva un errore, un ritardo, una contestazione o semplicemente un aumento dei volumi, che rende ingestibile ciò che prima era gestito “a memoria”.
Le procedure servono per definire passaggi chiari nel raggiungimento di un obiettivo; ridurre gli errori, creare controlli e rendere i processi replicabili e migliorabili nel tempo. E soprattutto consentono all’imprenditore di intervenire su dati oggettivi, non sulle percezioni.
Vediamo un caso concreto: il processo degli acquisti.
In un’azienda nostra cliente, gli ordini ai fornitori venivano predisposti tramite un semplice file Excel chiamato “modulo ordini fornitori”, poi inviato per email: un sistema apparentemente pratico ma con diversi punti critici, legati all’elevato rischio di errore manuale, alla mancanza di integrazione con il magazzino, all’ assenza di controlli automatici e alla difficoltà nel verificare coerenza tra ordine, ricevimento materiale e fattura. Quando un’azienda cresce, affidarsi esclusivamente all’attenzione delle persone diventa pericoloso.
Abbiamo quindi introdotto una procedura informatica di gestione acquisti, tramite software gestionale, strutturando il flusso operativo in modo più rigoroso ed efficiente, in cui:
- le quantità ordinate derivassero direttamente dalle proposte generate dal sistema MRP o dalle richieste formalizzate delle varie funzioni aziendali;
- i prezzi fossero richiamati da listini predefiniti, modificabili esclusivamente dal Responsabile Acquisti, così da garantire integrità e uniformità dei dati;
- le modalità di pagamento fossero collegate automaticamente all’anagrafica fornitori;
- gli ordini effettuati da soggetti diversi dal Responsabile Acquisti fossero autorizzati tramite chiave informatica, evitando acquisti non approvati;
- gli ordini emessi non potessero essere modificati senza specifica autorizzazione.
Ma il vero salto di qualità è arrivato nella fase successiva: la ricezione del materiale. L’azienda non utilizzava protocolli strutturati per il controllo merci in ingresso e, pertanto, abbiamo implementato verifiche sistematiche di richiamo automatico dell’ordine di acquisto inserito a sistema, confronto tra quantità fisiche e DDT, verifica di corrispondenza tra ordine e documento di trasporto, controllo di conformità del materiale ricevuto rispetto a quanto ordinato.
La tua azienda lavora con procedure definite… oppure si affida ancora all’esperienza delle singole persone?