“In azienda facciamo tutti un po’ di tutto.”
Teoria e pratica
È una delle frasi che sentiamo più spesso nelle PMI ed è anche uno dei motivi principali per cui molte aziende crescono in modo disordinato, creando sovrapposizioni, conflitti decisionali e inefficienze operative.
Perché quando non ci sono ruoli chiari, responsabilità e deleghe, accade sempre la stessa cosa: attività duplicate, problemi scaricati da un reparto all’altro, decisioni rallentate, collaboratori disorientati, imprenditore costretto a intervenire continuamente.
Ed è qui che entrano in gioco organigramma e mansionari.
L’organigramma rappresenta la struttura organizzativa dell’azienda, perché definisce le Funzioni aziendali: Vendite, Produzione, Acquisti, Qualità, Amministrazione, Finanza ecc. e stabilisce chi presidia ogni area.
Ma attenzione: l’organigramma da solo non basta, perché sapere “chi fa cosa” in senso generale non chiarisce automaticamente “cosa deve fare concretamente” ogni persona.
Ed è proprio questo il compito dei mansionari.
Il ruolo identifica la posizione all’interno dell’organizzazione, ossia chi presidia una determinata funzione.
La mansione, invece, definisce le attività operative, le responsabilità, le deleghe, gli obiettivi e le aree decisionali.
In altre parole: l’organigramma definisce la struttura verticale dell’azienda, le procedure aziendali rappresentano la visione orizzontale dei processi e i mansionari collegano concretamente questi due mondi.
Vediamo un esempio pratico: il mansionario del Responsabile Commerciale in una PMI.
Pianificazione commerciale
Il Responsabile Commerciale collabora con la Direzione nella definizione della strategia aziendale e redige il Budget delle vendite, pianificando le attività necessarie per raggiungere gli obiettivi.
Vendite
Gestisce la negoziazione dei contratti commerciali, soprattutto con i clienti strategici, monitorando costantemente l’andamento delle offerte inviate e verificando l’efficacia del processo commerciale.
Ordini e consegne
Garantisce la corretta registrazione degli ordini nel sistema ERP aziendale e monitora settimanalmente andamento ordini e fatturato, coordinando l’ufficio commerciale per garantire il massimo livello di servizio al cliente.
Relazioni con i clienti
Sviluppa relazioni commerciali con clienti acquisiti e potenziali, individuando nuove opportunità di business e strategie di fidelizzazione.
Sembra semplice ma nella realtà molte aziende non formalizzano nulla di tutto questo.
E il risultato è che le persone lavorano “per abitudine”, le responsabilità si confondono, gli obiettivi non sono misurabili e ogni problema torna sulla scrivania dell’imprenditore.
Un mansionario ben costruito non serve a burocratizzare l’azienda ma a creare chiarezza organizzativa.
La tua azienda ha ruoli e responsabilità formalizzati o si basa ancora su equilibri informali costruiti nel tempo?