Un software in abbonamento è un costo dell'anno, uno comprato è un investimento

12 novembre 2026, ore 08:09

Dal 10 novembre le aziende piccole e medie possono chiedere al ministero delle Imprese e del made in Italy un contributo a fondo perduto, il voucher, pari alla metà della spesa per servizi in cloud e soluzioni di sicurezza informatica, fino a 20.000 euro ciascuna, su una dotazione di 150 milioni. Le domande restano aperte fino al 20 gennaio 2027, salvo esaurimento dei fondi. Fra i servizi ammessi ci sono i programmi in abbonamento per la contabilità, il personale e la gestione dei clienti, purché il fornitore sia iscritto nell'elenco del ministero e il programma dia all'azienda prestazioni che oggi non ha: un servizio che fa le stesse cose di quello già in uso non è ammesso. Chi pensa di rinnovare i programmi dell'azienda, aggiungendo le funzioni che mancano, si chiede allora se convenga passare all'abbonamento, ora che lo Stato ne paga una parte, e che cosa cambi nei conti.

Lo stesso software finisce in due righe diverse

Il programma comprato, cioè la licenza d'uso senza scadenza, è un investimento: si iscrive fra le immobilizzazioni immateriali e il suo costo si divide sugli anni in cui si usa, con l'ammortamento. Lo stesso vale per il server su cui gira e per gli apparati che proteggono la rete aziendale dagli accessi esterni, che vanno fra le immobilizzazioni materiali. Il programma in abbonamento, invece, è un servizio: il canone, di solito mensile o annuale, va fra i costi per servizi dell'anno a cui si riferisce, come la manutenzione o le consulenze. Seguono la stessa regola i programmi di sicurezza informatica pagati a canone, che il voucher del ministero comprende.

La differenza conta perché molte decisioni si prendono sull'EBITDA, il risultato della gestione prima di interessi, imposte e ammortamenti. Il canone è un costo della gestione: si sottrae prima di arrivare all'EBITDA e lo riduce. L'ammortamento viene dopo, e l'EBITDA non ne risente.

Un esempio. Una licenza da 90.000 euro, ammortizzata in cinque anni, pesa 18.000 euro l'anno sotto l'EBITDA, che resta com'era. Lo stesso programma in abbonamento, con un canone di 24.000 euro l'anno, abbassa l'EBITDA dell'intero importo finché lo si usa.

Nei primi due anni il voucher attenua l'effetto. È un contributo in conto esercizio: si iscrive fra gli altri ricavi negli stessi anni dei canoni che rimborsa, e così compensa una parte del costo prima dell'EBITDA. La parte compensata è al massimo la metà dei canoni, e meno quando quella metà supera il tetto del contributo, come nell'esempio. Poi l'EBITDA sopporta il canone per intero.

La banca legge un EBITDA più basso

Le banche misurano i debiti finanziari di un'impresa, al netto della liquidità, in anni di EBITDA, cioè contano quanti anni di risultato della gestione servirebbero a ripagarli, e alcuni contratti di finanziamento contengono un covenant, cioè un limite a un indicatore costruito sull'EBITDA, superato il quale la banca può chiedere di rinegoziare o di rimborsare. Un'azienda che sposta i programmi dall'acquisto all'abbonamento vede l'EBITDA scendere senza che la sua gestione sia peggiorata: ha solo cambiato il modo di pagare. Chi segue i rapporti con le banche, di solito l'amministratore o il responsabile amministrativo e finanziario, lo scrive nel budget e lo dice alla banca prima che arrivi il bilancio, e controlla nei contratti se c'è un covenant e quanto spazio lascia.

Il confronto si fa sugli stessi anni

L'errore tipico è confrontare il primo anno dell'abbonamento, pagato in parte dallo Stato, con il prezzo pieno della licenza. Il voucher copre soltanto le spese dei primi due anni di abbonamento, e il contratto deve durare almeno altrettanto; dal terzo anno il canone si paga intero, per tutto il tempo in cui si usa il programma. Il confronto corretto mette le due strade sullo stesso periodo, per esempio cinque anni: da una parte tutti i canoni, meno la quota pagata dal ministero; dall'altra la licenza, il server, la manutenzione annuale, la sostituzione dell'hardware quando invecchia e il tempo di chi lo gestisce in azienda.

Prima di firmare si chiedono al fornitore, per iscritto, tre cose: il canone dal terzo anno in poi e come può cambiare, la durata minima del contratto e il modo in cui si riprendono i dati, in un formato leggibile da un altro programma, se si decide di cambiare fornitore. Senza l'ultima risposta l'abbonamento diventa difficile da lasciare, e il prezzo degli anni successivi lo decide chi lo vende.

L'abbonamento ha vantaggi reali: niente server da comprare e da sostituire, aggiornamenti compresi, una spesa che si distribuisce invece di concentrarsi in un anno. Nel conto economico, però, il canone entra in un modo che l'impresa deve conoscere prima di firmare: il voucher ne alleggerisce l'inizio, e il resto pesa sull'EBITDA per tutta la durata del contratto.

Il presente articolo nasce da un fatto di cronaca apparso su Teleborsa il 10 novembre 2026.